El contador que administra quince empresas y veinte contraseñas
En nuestra experiencia hay algo que se repite todos los meses en El Salvador y que casi nadie ha puesto por escrito o brindado una solución adecuada.
Son los primeros días del mes, un contador externo abre su computadora y empieza a trabajar, no trabaja para una empresa: trabaja para quince empresas. Cada una tiene su propio acceso al sistema con el que emite sus documentos tributarios electrónicos. Cada una tiene su usuario, su contraseña, su sesión que caduca. Cada una vive en una pestaña distinta.
Para saber si la empresa número siete tuvo un documento rechazado, hay que entrar a la empresa número siete. Para saber si la número doce quedó en contingencia el viernes por la tarde, hay que entrar a la número doce. No existe una pantalla que responda la única pregunta que ese contador tiene realmente en la cabeza: ¿hay algo mal en alguna de mis empresas ahora mismo?
Hoy
Quince accesos, quince contraseñas. Para saber si algo falló, hay que entrar a cada una.
Debería ser
Un acceso y una pantalla que responde la pregunta sin entrar a cada empresa.
La respuesta a esa pregunta se construye a mano, empresa por empresa, todos los días.
El problema dejó de ser técnico hace rato
Cuando el documento tributario electrónico se volvió obligatorio, la conversación era de cumplimiento. Cómo obtener el certificado, cómo transmitir, qué campos lleva cada documento, qué pasa si el envío falla. Era una discusión de adopción, y esa discusión ya se dio.
Hoy la infraestructura existe y funciona. Miles de empresas emiten todos los días sin pensar demasiado en ello. El esquema es el mismo para todos porque lo define el Ministerio de Hacienda, y eso significa que cumplir dejó de ser un diferenciador: es lo mínimo.
Lo que no se resolvió son los problemas del día a día. El trabajo real de operar la facturación de varias empresas a la vez. Ese trabajo recae sobre una figura específica, y esa figura casi nunca es el dueño del negocio.
Quién opera realmente la facturación de la PYME salvadoreña
La mayoría de las pequeñas y medianas empresas del país no tiene un área contable interna. Tiene un contador externo. Ese contador es quien emite, quien revisa, quien corrige, quien arma el libro de ventas y quien contesta el teléfono cuando algo salió mal.
Es decir: el sistema de facturación electrónica de esas empresas lo usa alguien que no es su dueño, que no lo compró y que rara vez fue consultado antes de comprarlo.
Ahí está la desconexión. Las plataformas se diseñaron pensando en una empresa que emite sus propias facturas. El usuario real es alguien que emite las facturas de quince empresas distintas y que, al final del día, no necesita una herramienta más rápida: necesita dejar de saltar entre herramientas.
Cómo se ve la fricción cuando se suma
Ninguno de estos pasos es grave por separado. El problema es que se multiplican.
Cambiar de empresa es cerrar sesión
Cerrar sesión y volver a entrar. Con quince empresas, eso ocurre decenas de veces al día.
Las credenciales viven en una hoja de cálculo
O peor, en la memoria. Cuando una empresa cambia su contraseña y no avisa, el contador se entera cuando ya no puede emitir.
La contingencia no se anuncia
Si el servicio del Ministerio de Hacienda se cae y algún documento queda pendiente de transmitir, alguien tiene que darse cuenta. Si administra quince empresas, se dará cuenta tarde.
El cierre mensual es recolección manual
Entrar, descargar, salir, entrar a la siguiente, descargar, salir. Quince veces, todos los meses.
Nada de esto aparece en una demostración de producto de veinte minutos. Aparece en el mes tres, cuando ya es tarde para cambiar.
El costo que nadie cotiza
Ese tiempo tiene precio, y el precio no lo paga la empresa: lo paga el contador, con horas que no factura.
Y hay un costo peor, que es el de enterarse tarde. Un documento que no se transmitió a tiempo no es un inconveniente administrativo: es una exposición ante el Ministerio de Hacienda que alguien va a tener que explicar. Normalmente, el contador.
Qué debería existir
Un contador externo no necesita una herramienta distinta. Necesita que la herramienta acepte cómo trabaja realmente:
- Un acceso, todas sus empresas. Sin volver a autenticarse cada vez que cambia de cliente.
- Una pantalla que le diga el estado de todas sus empresas a la vez, sin entrar a cada una para averiguarlo.
- Aviso proactivo cuando algo se detiene, en lugar de un descubrimiento manual dos días después.
- Reportes de varias empresas sin repetir el mismo proceso quince veces.
Y algo que casi ninguna plataforma reconoce: que el contador que lleva clientes a una plataforma está haciendo trabajo comercial, y ese trabajo debería tener retribución explícita.
Por qué estamos escribiendo esto
Contruimos NotiFactura sobre esta observación: en El Salvador, quien opera la facturación electrónica de la pequeña y mediana empresa es, la mayoría de las veces, un contador externo con demasiadas pestañas abiertas. Diseñar para él no es una función adicional del producto. Es el punto de partida.
Queremos hablar con contadores que vivan este problema todos los días, porque el criterio de quien administra quince empresas vale más que cualquier suposición nuestra.
Si usted administra la facturación de varias empresas, contáctenos y agendamos una demo para mostrarle cómo funciona.